L’état des lieux est un document écrit qui décrit, pièce par pièce, l’état du logement et de ses équipements au moment où le locataire entre dans les lieux, puis lorsqu’il les quitte. Sa fonction est strictement probatoire : c’est la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie qui détermine si des dégradations sont imputables au locataire ou relèvent de l’usure normale.
Mal réalisé, ce document peut coûter tout ou partie du dépôt de garantie au locataire, ou priver le bailleur de toute possibilité de retenue.
Force probatoire et caractère contradictoire de l’état des lieux
Avant de parler de méthode, il faut comprendre ce qui donne sa valeur juridique à un état des lieux. Le document doit être établi de façon contradictoire, c’est-à-dire en présence simultanée du locataire et du propriétaire (ou de son représentant). Ce principe conditionne tout le reste.
La Cour de cassation a précisé ce point dans une décision du 16 novembre 2023 (n° 22-20.183). Un état des lieux de sortie rédigé unilatéralement par le bailleur, sans commissaire de justice, ne peut pas servir de preuve des dégradations imputables au locataire lorsque le défaut de contradiction résulte de la propre carence du bailleur.
En pratique, cela signifie que le propriétaire qui fixe une date sans laisser un délai raisonnable, ou qui ne convoque pas le locataire par écrit, risque de perdre toute sa force probatoire. Le locataire, de son côté, a intérêt à confirmer sa présence par courrier recommandé pour disposer d’une trace en cas de litige.
Mentions obligatoires imposées par la loi Alur
La loi Alur et le décret du 30 mars 2016 ont standardisé le contenu minimum de l’état des lieux. Un document incomplet peut être contesté. Voici les éléments qui doivent y figurer :
- L’identité complète du locataire et du bailleur (ou de son mandataire), la date d’établissement et l’adresse du logement.
- Le relevé des compteurs individuels (eau, gaz, électricité) et le détail des clés ou dispositifs d’accès remis au locataire.
- La description précise de chaque pièce : état des murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements fixes, et pour un logement meublé, l’inventaire du mobilier avec son état d’usage.
- Les signatures des deux parties, qui valent approbation du contenu. Un état des lieux non signé par l’une des parties perd son caractère contradictoire.
Pour un logement meublé, l’inventaire du mobilier constitue une annexe distincte mais indissociable de l’état des lieux. Omettre un meuble sur la liste, c’est renoncer à toute réclamation en cas de disparition.
Méthode pièce par pièce pour un état des lieux d’entrée fiable
La rigueur de la description détermine l’utilité du document. Un état des lieux qui mentionne « bon état général » pour le salon ne permet pas de prouver grand-chose quelques années plus tard.
Éclairage et conditions de réalisation
Le document doit être établi dans de bonnes conditions d’éclairage, idéalement en journée. Tester chaque interrupteur et chaque prise au moment de l’inspection sert à la fois à vérifier le fonctionnement de l’installation électrique et à disposer d’un éclairage suffisant pour repérer les défauts.
Décrire avec précision chaque élément
Pour chaque pièce, notez l’état des murs (fissures, traces, trous de cheville), des sols (rayures, taches, lames décollées), des plafonds, des fenêtres (joints, mécanisme d’ouverture) et des équipements fixes (robinetterie, plaques de cuisson, radiateurs). Photographier chaque anomalie avec un horodatage visible constitue un complément probatoire précieux, même si la photo n’a pas de valeur contractuelle autonome.
Les points souvent négligés : l’état des joints de salle de bain, le fonctionnement de la chasse d’eau, la pression d’eau chaude, l’état des volets roulants. Ce sont précisément ces détails qui génèrent des désaccords à la sortie.
Vétusté et dégradations : la distinction qui protège le dépôt de garantie
La confusion entre vétusté et dégradation est la première source de litiges sur le dépôt de garantie. La vétusté désigne l’usure normale liée au temps et à un usage courant du logement. Un parquet qui se patine après plusieurs années de location, une peinture qui jaunit : ce sont des marques de vétusté, à la charge du propriétaire.
Une dégradation, en revanche, résulte d’un usage anormal ou d’un défaut d’entretien imputable au locataire : un trou dans une porte, une moquette brûlée, un évier ébréché.
Bailleur et locataire peuvent s’accorder sur une grille de vétusté annexée au bail. Cette grille fixe une durée de vie théorique pour chaque élément (peinture, moquette, robinetterie) et un taux d’abattement annuel. Sans grille convenue, la notion de vétusté reste appréciée au cas par cas, ce qui laisse davantage de place au désaccord.
Frais d’état des lieux de location : ce que le locataire peut payer
Quand l’état des lieux d’entrée est réalisé à l’amiable entre les parties, il est gratuit. Lorsqu’un professionnel (agent immobilier, administrateur de biens) l’établit, une part des honoraires peut être facturée au locataire, mais elle est plafonnée.
Depuis le 1er janvier 2026, le plafond imputable au locataire est de 3,03 euros par mètre carré de surface habitable. La part facturée au locataire ne peut jamais dépasser celle facturée au propriétaire. Beaucoup de guides en ligne citent encore l’ancien plafond de 3 euros : vérifier le montant applicable au moment de la signature reste une précaution utile.
Si l’une des parties refuse de se présenter ou de signer, le recours à un commissaire de justice (anciennement huissier) devient nécessaire.
Modifier un état des lieux après signature
Le locataire dispose d’un délai de dix jours après la signature de l’état des lieux d’entrée pour demander des modifications, par courrier recommandé adressé au bailleur. Ce droit permet de signaler un défaut passé inaperçu le jour de la remise des clés, par exemple une fuite sous l’évier visible uniquement après un premier usage.
Passé ce délai, et pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut encore demander la mise à jour de l’état des lieux concernant les équipements de chauffage. Documenter chaque anomalie par écrit et par photo dès sa découverte facilite cette démarche.
Un état des lieux d’entrée précis et contradictoire, complété par des photos datées et un relevé exhaustif des compteurs, reste la meilleure protection pour les deux parties. Le soin apporté à ce document au début du bail détermine la fluidité de la restitution du dépôt de garantie à la fin.
